Werkwijze
Tijdens de vergadering observeer je het onderwerp van deze kaart door de observatievragen te beantwoorden. Wanneer je verbeterpunten signaleert, raadpleeg je de adviezen op de achterkant. De nummers bij de adviezen komen overeen met de observatievragen.
Halverwege de vergadering deel je met de groep welk onderwerp je observeert en geef je enkele tops en tips waarmee de deelnemers en/of de voorzitter direct aan de slag kunnen.
Aan het einde van de vergadering geef je een uitgebreidere terugkoppeling met verbeteradviezen. Daarna bepalen jullie samen, met behulp van de grote gele kaart, de verbeterpunten en hoe jullie daar in de komende vergaderingen aan gaan werken.

Tips

• Lees vooraf de vragen, adviezen en onderstaande informatie zorgvuldig door. Zo ben je goed voorbereid en kun je tegelijkertijd actief deelnemen aan de vergadering.
• Houd het onderwerp van de observatiekaart tot halverwege de vergadering voor jezelf. Dit voorkomt dat deelnemers hun gedrag gaan aanpassen, waardoor je een realistisch beeld krijgt.
• Geef tijdens de terugkoppeling heldere en eerlijke feedback. Het kan helpen om namen te noemen.
• Niet alle observaties zijn prettig om terug te geven of te ontvangen. Houd hierbij het doel voor ogen: effectief vergaderen!
• Overal waar ‘hij’ of ‘zijn’ staat, kun je ook ‘zij’, ‘haar’, ‘die’, ‘diens’, ‘hen’ of ‘hun’ lezen. Waar ‘groep’ staat kun je ook ‘team’ lezen.
• Het is effectief als de voorzitter onderstaande informatie ook leest. Dit kan na de observatie.

Advies 2:
Check-in
Een check-in aan het begin van de vergadering helpt om bewust aanwezig te zijn en verbinding te maken met de groep. Het is een moment om even stil te staan bij hoe iedereen erbij zit. Kies een vraag die past bij het doel van de vergadering of de sfeer in de groep. Voorbeelden voor een check-in vraag:

• Hoe zit je er bij? Hoe gaat het op dit moment met je?
• Is er iets wat je afleidt?
• Wat is vandaag voor jou het belangrijkste agendapunt en waarom?
• Wat maakt dat je er vandaag wel of juist liever niet bij bent?
• Welke vraag houdt je op dit moment bezig?
• Welke twee woorden zeggen iets over jouw binnenwereld op dit moment?

Je kunt ook gebruikmaken van associatiekaarten, zoals fotokaarten of emotiekaarten. Leg de kaarten vooraf op tafel en vraag deelnemers bij binnenkomst een kaart te kiezen die past bij hoe ze zich op dat moment voelen of bedenk zelf een leuke vraag die aansluit bij de groep of het thema van de vergadering.
Maak vervolgens een rondje waarbij iedereen kort zijn keuze toelicht.

Time-out
Tijdens de vergadering kun je bewust een time-out inzetten: je legt de vergadering even stil en stelt een verdiepende of reflectieve vraag. Dit helpt om terug te keren naar de essentie, bewust te worden en om opnieuw focus aan te brengen. Hieronder een aantal voorbeeldvragen:

• Wat gebeurt er nu? of Wat gebeurde er net?
• Gaan we zoals we nu vergaderen ons doel halen?
• Wie is nog aangehaakt en wie is afgehaakt? Hoe komt dat?
• Welke tegenstellingen worden nu zichtbaar?
• Houden we ons nog aan de vergaderafspraken?
• Reflecteer een minuut op je eigen vergadergedrag
• Welke emoties en gedachten zijn er op dit moment bij jou aanwezig?
• Wat kunnen we nu doen om verder te komen?

Neem één tot twee minuten de tijd om te reflecteren voordat je de groep laat reageren. Dit kan schriftelijk of in gedachten.
Afhankelijk van de situatie, de vraag en de beschikbare tijd:

• maak je een rondje waarin iedereen deelt;
• stel je de vraag plenair aan de groep;
• stel je de vraag aan een paar deelnemers;
• of je doet dit niet en vervolgt in alle rust de vergadering.

Voor een time-out of een reflectiemoment kun je de Reflectiebel gebruiken.
De Reflectiebel inclusief gebruikerstips en diverse reflectiemogelijkheden is te bestellen via: https://direct.nu/product/reflectebel/

Check-out
Een check-out aan het einde van de vergadering helpt om samen terug te blikken, af te ronden en met een goed gevoel de bijeenkomst te verlaten. Het biedt ruimte voor reflectie en kan waardevolle input opleveren voor volgende vergaderingen. Voorbeelden van een check-out vraag:

• Hoe vond je het vandaag gaan? (Kies eventueel een specifiek thema bijvoorbeeld: voorzitterschap, besluitvorming, communicatie of voorbereiding).
• Was deze vergadering zinvol voor jou?
• Hoe kunnen we een volgende keer effectiever vergaderen?
• Hoe verlaat je de vergadering? (Deze vraag kun je stellen na een intens of emotioneel overleg)

Reageren op storend en ineffectief gedrag

Het is belangrijk dat de voorzitter actief reageert op ineffectief en storend gedrag tijdens een vergadering. Doet de voorzitter dit niet, dan bestaat het risico dat dit gedrag wordt genormaliseerd of zelfs wordt versterkt. Nodig deelnemers uit om zich uit te spreken. Dit kan door open vragen te stellen zoals:

• Wat maakt dat je …?
• Wat gebeurt er nu?
• Wat voor gevoelens roept dit op?
• Wat wil je eigenlijk zeggen of bereiken?

 Begrens storend of ineffectief gedrag op een respectvolle manier. Bijvoorbeeld:

• Ik heb er last van dat je …
• Het valt me op dat …
• Zou je willen stoppen met …, het verstoort de vergadering.
• We lijken elkaar te herhalen. Is er iemand met een afwijkende mening of een andere invalshoek?

Let op: het aanspreken van gedrag is niet alleen de verantwoordelijkheid van de voorzitter, maar van alle deelnemers.
Een vergadercultuur waarin mensen zich veilig voelen om elkaar aan te spreken, draagt bij aan een effectievere vergadering. Vind je het lastig om te benoemen wat je stoort? Begin dan met iets laagdrempeligs zoals:

• Ik merk dat ik afhaak.

Ook zo’n opmerking kan het gesprek al openbreken en anderen aanzetten tot reflectie.

Reageren op effectief gedrag

Het is belangrijk om niet alleen storend of ineffectief gedrag te benoemen, maar ook effectief gedrag te herkennen en te waarderen. Door expliciet te benoemen wat goed gaat, versterk je gewenst gedrag en stimuleer je een positieve sfeer binnen de vergadering.

De vier niveaus van communicatie

Bij vergaderingen kun je vier niveaus van communicatie onderscheiden, variërend van ‘duidelijk waarneembaar‘ (inhoud) tot en met ‘diep verborgen’ (emotie). Deze niveaus zijn essentieel om te begrijpen wat er in een gesprek gebeurt en hoe je effectief kunt communiceren. De vier niveaus zijn:

Inhoud

Dit betreft de onderwerpen die op de agenda staan. Als je luistert naar een gesprek op inhoudsniveau, hoor je zaken zoals: informatie delen, advies vragen, advies geven, vragen stellen, taken afstemmen, samenvatten en besluiten nemen.

Procedure

Dit gaat over de regels en afspraken die ervoor zorgen dat het inhoudelijke gesprek goed gevoerd kan worden. Bij een gesprek op procedureniveau hoor je afspraken over de agenda, begin- en eindtijden, rondes om iedereen te horen of een stappenplan voor besluitvorming. Het gaat ook over het doel van het gesprek, de gewenste uitkomst en hoe die te toetsen. Procedures zorgen voor orde, rust en veiligheid.

Interactie

Dit niveau gaat over de interactie tussen deelnemers en hoe deelnemers met elkaar omgaan. Het geeft je veel informatie over wat er speelt en wat deelnemers nog kunnen leren. Dit is het niveau waar patronen het duidelijkst zichtbaar zijn.

Emotie

Wat er op de andere niveaus gebeurt, heeft invloed op onze emoties. Omgekeerd geldt hetzelfde: emoties kunnen het verloop van een vergadering sterk beïnvloeden. Een vergadering zal heel anders verlopen wanneer er onderhuidse spanningen zijn of als deelnemers slecht nieuws hebben ontvangen. De dan aanwezige emoties zullen een goed gesprek op de inhoud belemmeren.

Miscommunicatie ontstaat vaak wanneer deelnemers vanuit verschillende niveaus met elkaar communiceren. Door inzicht te krijgen in deze niveaus, kun je een gesprek beter begeleiden.

Daarnaast kun je van het ene niveau naar het andere niveau schakelen als blijkt dat je vast loopt. Hierbij is de stelregel: zoek een oplossing voor het probleem op het diepste niveau waarop het zich aandient. Geef dus eerst aandacht aan problemen op interactie- of emotieniveau, zodat een interventie op procedure- of inhoudsniveau vervolgens effectiever zal zijn.