Een direct signaal voor reflectie en groei

De Reflectiebel is een praktisch hulpmiddel dat teams helpt om zich bewust te worden van ineffectief gedrag tijdens vergaderingen en overleggen. Daarnaast ondersteunt de bel in het aanleren en bevorderen van effectief gedrag. Hieronder lees je hoe je de Reflectiebel kunt gebruiken.

Reflecteren met aandachtspunt
Bespreek vooraf waaraan jullie gaan werken tijdens het overleg. Denk bijvoorbeeld aan:

• Echt naar elkaar luisteren
• Elkaar uit laten praten
• Bij het onderwerp blijven
• Voorkom herhaling van wat al gezegd is
• Alleen praten als je iets toevoegt
• Elk punt bewust afronden, met duidelijke vervolgacties

Wijs een observator aan die de bel mag luiden als er wordt afgeweken van de afspraken.
Kies bij voorkeur iemand die het gekozen aandachtspunt al goed beheerst of er juist veel last van ondervindt. Deze persoon zal het gedrag eerder herkennen dan degenen die zich er (onbewust) schuldig aan maken.

Als de afgesproken gedraging niet wordt nageleefd, luidt de observator de bel.
Soms is dit signaal op zichzelf voldoende. In andere gevallen is het waardevol om een kort reflectiemoment in te lassen, waarin de deelnemers in stilte nadenken over hun eigen gedrag.
Je kunt eventueel een bijpassende reflectieve vraag stellen voor extra verdieping.
Na de stilte hervat je het overleg met hernieuwde focus of laat je kort een aantal deelnemers hun bevindingen delen. Zie de bel niet als straf, maar als een kans om te verbeteren.

Reflecteren zonder aandachtspunt
Je kunt de Reflectiebel ook gebruiken zonder een vooraf afgesproken aandachtspunt. De voorzitter luidt de bel en stelt een reflectieve vraag (zie hieronder), gevolgd door één of twee minuten stilte. Na deze stilte bevraagt de voorzitter het team en maakt zonodig afspraken voor het vervolg.
Uiteraard kun je er ook voor kiezen om de bel midden op tafel te zetten, zodat iedereen deze kan luiden wanneer hij of zij merkt dat het overleg ineffectief verloopt.
Aan het eind van het overleg evalueer je kort en sluit je zo nodig af met heldere vervolgacties.

Reflectieve vragen
Gedrag en interactie

• Spreken we allemaal ongeveer evenveel?
• Wordt er geluisterd met de intentie om te begrijpen of om te reageren?
• Wie heeft er nog niets gezegd? Wat hebben we gemist door dat niet te horen?
• Onderbreken we elkaar? Hoe komt dat?
• Wat zegt de manier waarop we nu overleggen over ons?

Focus en doelgerichtheid

• Wat was het oorspronkelijke doel van dit overleg? Zijn we daar nog mee bezig?
• Zijn we oplossingsgericht bezig of blijven we hangen in het probleem?
• Wat heeft nu prioriteit? Zijn we daarmee bezig?

Zelfreflectie en bewustzijn

• Wat is jouw bijdrage aan deze vergadering tot nu toe?
• Waar ben jij op dit moment vooral mee bezig: luisteren, oordelen, nadenken, afwachten of andere werkzaamheden?
• Welke aannames heb jij op dit moment over het onderwerp of over anderen?
• Wat ervaar jij als helpend of juist belemmerend in dit overleg?

Emoties en onderstroom

• Welke emoties zijn voelbaar in deze groep? Worden die benoemd?
• Is er iets wat we níet zeggen, maar dat er wél is?
• Welk ongemak is er mogelijk aanwezig, en durven we dat aan te kijken?
• Is er een spanning die uitgesproken mag worden?

Dynamiek en besluitvorming

• Wie bepaalt de richting van dit gesprek?
• Welke stemmen overheersen? Welke stemmen ontbreken?
• Wat hebben we nodig om tot een gedragen besluit te komen?
• Vertragen we voldoende om tot goede keuzes te komen?

Waar je de Reflectiebel nog meer voor kunt gebruiken

• Als teken dat de spreektijd om is. Handig als je deelnemers bijvoorbeeld twee minuten de tijd geeft om hun standpunt toe te lichten.
• Om aan te geven dat je het overleg wilt starten of ieders aandacht nodig hebt. Vooral effectief bij luidruchtige teams.
• Heb je zelf leuke suggesties? Laat het weten aan Bea@direct.nu