Werkwijze
Tijdens de vergadering observeer je het onderwerp van deze kaart door de observatievragen te beantwoorden. Wanneer je verbeterpunten signaleert, raadpleeg je de adviezen op de achterkant. De nummers bij de adviezen komen overeen met de observatievragen.
Halverwege de vergadering deel je met de groep welk onderwerp je observeert en geef je enkele tops en tips waarmee de deelnemers en/of de voorzitter direct aan de slag kunnen.
Aan het einde van de vergadering geef je een uitgebreidere terugkoppeling met verbeteradviezen. Daarna bepalen jullie samen, met behulp van de grote gele kaart, de verbeterpunten en hoe jullie daar in de komende vergaderingen aan gaan werken.

Tips

• Lees vooraf de vragen, adviezen en onderstaande informatie zorgvuldig door. Zo ben je goed voorbereid en kun je tegelijkertijd actief deelnemen aan de vergadering.
• Houd het onderwerp van de observatiekaart tot halverwege de vergadering voor jezelf. Dit voorkomt dat deelnemers hun gedrag gaan aanpassen, waardoor je een realistisch beeld krijgt.
• Geef tijdens de terugkoppeling heldere en eerlijke feedback. Het kan helpen om namen te noemen.
• Niet alle observaties zijn prettig om terug te geven of te ontvangen. Houd hierbij het doel voor ogen: effectief vergaderen!
• Overal waar ‘hij’ of ‘zijn’ staat, kun je ook ‘zij’, ‘haar’, ‘die’, ‘diens’, ‘hen’ of ‘hun’ lezen. Waar ‘groep’ staat kun je ook ‘team’ lezen.
• Het is effectief als de voorzitter onderstaande informatie ook leest. Dit kan na de observatie.

• Beperk vergaderingen tot 1,5 uur, streef naar korte bijeenkomsten voor maximale effectiviteit.
• Geef bij het begin van de vergadering het doel of het gewenste resultaat aan en maak duidelijk dat je erop zult toezien dat deelnemers binnen de tijd en bij het onderwerp blijven. Zo blijft de vergadering doelgericht en effectief.
• Probeer het volgende eens uit:
  • Staand vergaderen met een verbeterbord (bijvoorbeeld een whiteboard met daarop gerichte doelen, acties en voortgang);     
  • vergaderen in een andere ruimte om los te komen van de vaste patronen;
  • online vergaderen om reistijd te besparen en focus te behouden;
  • 30 minuten vergaderen om scherpte en efficiëntie te stimuleren.
• Neem eens een vergadering op en gebruik de opname als leermiddel. Laat een klein groepje de opname analyseren en hun bevindingen, ondersteunt met fragmenten uit de opname, terugkoppelen aan de rest. Je kunt de opname ook gezamenlijk bekijken en bespreken. Gebruik hierbij de observatiekaarten als hulpmiddel om gerichter te kijken naar bijvoorbeeld communicatie, gedrag of voorzitterschap.
• Gebruik de observatiekaarten regelmatig en plan vaste evaluatiemomenten in.