Werkwijze
Tijdens de vergadering observeer je het onderwerp van deze kaart door de observatievragen te beantwoorden. Wanneer je verbeterpunten signaleert, raadpleeg je de adviezen op de achterkant. De nummers bij de adviezen komen overeen met de observatievragen.
Halverwege de vergadering deel je met de groep welk onderwerp je observeert en geef je enkele tops en tips waarmee de deelnemers en/of de voorzitter direct aan de slag kunnen.
Aan het einde van de vergadering geef je een uitgebreidere terugkoppeling met verbeteradviezen. Daarna bepalen jullie samen, met behulp van de grote gele kaart, de verbeterpunten en hoe jullie daar in de komende vergaderingen aan gaan werken.

Tips

• Lees vooraf de vragen, adviezen en onderstaande informatie zorgvuldig door. Zo ben je goed voorbereid en kun je tegelijkertijd actief deelnemen aan de vergadering.
• Houd het onderwerp van de observatiekaart tot halverwege de vergadering voor jezelf. Dit voorkomt dat deelnemers hun gedrag gaan aanpassen, waardoor je een realistisch beeld krijgt.
• Geef tijdens de terugkoppeling heldere en eerlijke feedback. Het kan helpen om namen te noemen.
• Niet alle observaties zijn prettig om terug te geven of te ontvangen. Houd hierbij het doel voor ogen: effectief vergaderen!
• Overal waar ‘hij’ of ‘zijn’ staat, kun je ook ‘zij’, ‘haar’, ‘die’, ‘diens’, ‘hen’ of ‘hun’ lezen. Waar ‘groep’ staat kun je ook ‘team’ lezen.

Advies 1:

Actieve afwezigheid:
– meld je op tijd af als je niet aanwezig kunt zijn.
– lees de agenda, notulen en bijlagen. Geef eventuele opmerkingen of informatie door aan de      voorzitter.  
– geef een update over de voortgang van jouw actiepunten.- zorg er zelf voor dat je na de vergadering de notulen leest en bijgepraat wordt.

Vraag 7:
Bij vraag 7 gaat het over effectief gedrag en ineffectief gedrag tijdens vergaderingen. Wanneer bepaald gedrag vaker voorkomt wijst dit vaak op een onderliggend patroon.

Hieronder lees je meer over wat patronen zijn en hoe je ermee om kunt gaan.

Een patroon is gedrag dat zich herhaaldelijk voordoet. Alle betrokkenen dragen bij aan het in stand houden of versterken van zo’n patroon. Door actief mee te doen of juist door niets te doen. Een patroon blijft bestaan omdat het (schijnbare) voordelen oplevert; zonder die voordelen zou het vanzelf verdwijnen.

Het is waardevol om samen te onderzoeken wat die voordelen precies zijn en of ze echt zo gunstig zijn als ze lijken. Kijk ook naar de nadelen en bepaal vervolgens bewust wat je met het patroon wilt doen: doorbreken of laten bestaan.

Omdat je zelf onderdeel bent van een patroon, is het vaak lastig om het te herkennen. Nieuwkomers, stagiaires of een teamcoach zien zulke patronen meestal sneller. Vraag hen om hun observaties, dit levert vaak verrassende en waardevolle inzichten op.
En onthoud: één keer is toeval, twee keer is opvallend en drie keer is een patroon.