Werkwijze
Tijdens de vergadering observeer je het onderwerp van deze kaart door de observatievragen te beantwoorden. Wanneer je verbeterpunten signaleert, raadpleeg je de adviezen op de achterkant. De nummers bij de adviezen komen overeen met de observatievragen.
Halverwege de vergadering deel je met de groep welk onderwerp je observeert en geef je enkele tops en tips waarmee de deelnemers en/of de voorzitter direct aan de slag kunnen.
Aan het einde van de vergadering geef je een uitgebreidere terugkoppeling met verbeteradviezen. Daarna bepalen jullie samen, met behulp van de grote gele kaart, de verbeterpunten en hoe jullie daar in de komende vergaderingen aan gaan werken.

Tips

• Lees vooraf de vragen, adviezen en onderstaande informatie zorgvuldig door. Zo ben je goed voorbereid en kun je tegelijkertijd actief deelnemen aan de vergadering.
• Houd het onderwerp van de observatiekaart tot halverwege de vergadering voor jezelf. Dit voorkomt dat deelnemers hun gedrag gaan aanpassen, waardoor je een realistisch beeld krijgt.
• Geef tijdens de terugkoppeling heldere en eerlijke feedback. Het kan helpen om namen te noemen.
• Niet alle observaties zijn prettig om terug te geven of te ontvangen. Houd hierbij het doel voor ogen: effectief vergaderen!
• Overal waar ‘hij’ of ‘zijn’ staat, kun je ook ‘zij’, ‘haar’, ‘die’, ‘diens’, ‘hen’ of ‘hun’ lezen. Waar ‘groep’ staat kun je ook ‘team’ lezen.
• Het is effectief als de voorzitter onderstaande informatie ook leest. Dit kan na de observatie.

Advies 2:
Hieronder staan twee methoden beschreven die je kunt gebruiken bij het nemen van besluiten tijdens een vergadering:
– Besluitvorming met de Bob-methode
– Besluitvorming met een ‘Gesprek op Voeten’

Besluitvorming met de BOB-methode
De BOB-methode is een gestructureerde manier van besluitvorming en bestaat uit drie belangrijke fasen:

1. Beeldvorming
In deze fase verzamelen deelnemers informatie over het onderwerp waarover een besluit genomen moet worden. Er is ruimte voor creatieve ideeën en oplossingen; alles mag en alles is goed. Sta open voor elkaars mening en argumenten. Oordelen worden nog niet gegeven, dat gebeurt in de volgende fase.
Spreek vooraf een tijdsduur af. Je kunt bijvoorbeeld iedereen twee minuten spreektijd geven of deelnemers 10 minuten de tijd geven om ideeën en oplossingen in groepjes uit te wisselen. 
Zodra alle deelnemers het eens zijn dat zij voldoende informatie hebben om een oordeel te vormen, kan de volgende fase beginnen.

2. Oordeelsvorming
In deze fase worden meningen en argumenten gedeeld en verder uitgediept. Er ontstaat discussie waarin voors en tegens tegen elkaar worden afgewogen. Deelnemers bepalen hun standpunt en er kunnen criteria worden opgesteld waaraan een oplossing of besluit moet voldoen. De voorzitter bewaakt de tijd, vat de discussie tussentijds samen en zet aan het eind alle mogelijke oplossingen op een rij inclusief de belangrijkste voors en tegens.

3. Besluitvorming
Wanneer de beeld- en oordeelsvorming zorgvuldig zijn doorlopen, verloopt deze fase vaak soepel. Het is belangrijk dat vooraf duidelijk is op welke manier het besluit wordt genomen. De meestvoorkomende besluitvormingsmethoden zijn:

• Unanimiteit: iedereen stemt in met het besluit.
• Consensus: niemand heeft principiële bezwaren.
• Meerderheidsbesluit: de meerderheid bepaalt de uitkomst via stemming.
• Delegatie: de beslissing wordt overgelaten aan bevoegde personen.
• Directief: de leidinggevende neemt de beslissing.

Neem een concreet besluit, bepaal de vervolgstappen, leg de gemaakte afspraken vast en zorg ervoor dat iedereen het besluit ondersteunt.

Besluitvorming met een ‘Gesprek op Voeten’
Een alternatieve manier om tot een besluit te komen is door middel van een Gesprek op Voeten, een werkvorm uit Deep Democracy. Dit is een krachtige methode om deelnemers letterlijk stelling te laten innemen en snel zicht te krijgen op de verschillende perspectieven die leven binnen de groep.

Aanpak:

• De groep vormt een kring.
• De voorzitter vraagt wie zijn mening, standpunt of oplossing wil delen.
• Deelnemers die het eens zijn met de spreker, gaan achter hem staan.
• Andere deelnemers delen vervolgens hun mening, oplossing of standpunt, waarna de groep zich opnieuw kan positioneren.
• Er mogen vragen gesteld worden, maar doe dit zo weinig mogelijk om het proces niet te verstoren.

Deze werkvorm dwingt deelnemers kleur te bekennen en maakt zichtbaar welke standpunten breed gedragen worden en welke meningen afwijken. Het kan waardevol zijn om juist deze afwijkende meningen verder te onderzoeken, omdat dit interessante inzichten kan opleveren.

Om tot een besluit te komen, kan de voorzitter aan degenen die niet bij de grootste groep staan, de vraag stellen: ‘Wat heb je nodig om je bij hen aan te sluiten?’

De methode kan volledig staand worden uitgevoerd, of gedeeltelijk staand en gedeeltelijk aan tafel.

Tip
Het kan in sommige gevallen zoals bij tijdsdruk, vastlopen in herhalingen of wanneer het lastig is om tot consensus te komen, effectief zijn om de deelnemers twee minuten de tijd te geven om tot een besluit te komen.
Een duidelijke tijdslimiet voorkomt dat de discussie blijft hangen en stimuleert deelnemers hun gedachten te ordenen en een keuze maken.